Uwaga: strona wykorzystuje pliki cookies

Podczas korzystania ze stron internetowych zamieszczonych na serwerach Urzędu Marszałkowskiego Województwa Małopolskiego przeglądarka internetowa może przechowywać pliki cookies na dysku komputera. Użytkownik może samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej.
Więcej informacji można znaleźć w Polityce prywatności.

 Błędy beneficjentów 

 

Zestawienia najczęściej popełnianych błędów przez beneficjentów podczas realizacji projektów współfinansowanych z MRPO:

>> OBSZAR: ZMIANY W PROJEKCIE PODCZAS REALIZACJI

  1.  dokonywanie zmian po okresie realizacji projektu – zmiany zgłaszane po zakończeniu realizacji projektu nie podlegają weryfikacji, wydatki poniesione po dacie zakończenia projektu stanowią koszty niekwalifikowalne. Data zakończenia realizacji projektu jest datą graniczną, do której powinny zostać wykonane wszystkie zadania merytoryczne oraz poniesione wszystkie wydatki, rozumiane jako dokonanie wszystkich płatności w ramach projektu. W przypadku wystąpienia trudności z dokonaniem płatności za faktury wystawione w okresie realizacji projektu, Beneficjent zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o zaistniałym fakcie IZ MRPO. Informacja powinna zostać przekazana do IZ MRPO bezwzględnie przed datą zakończenia realizacji projektu;
  2. wprowadzanie nowych elementów do projektu, w przypadku, gdy w ramach projektu pojawiają się oszczędności, beneficjent nie może przeznaczać ich na realizację nowych elementów, które nie były przewidziane we wniosku o dofinansowanie i/lub studium wykonalności;
  3. nie zgłaszanie zmian przed ich wprowadzeniem (lub w sytuacjach niezależnych od Beneficjenta, niezwłocznie po ich zaistnieniu), co skutkuje wstrzymaniem weryfikacji wniosku o płatność;
  4. niewłaściwe wypełnianie przez Beneficjentów zaktualizowanych wniosków aplikacyjnych, które mają być załącznikami do aneksów (niespójne z zaakceptowanymi zmianami, brak ujęcia wszystkich zmian lub ujęcie w nim zmian, niezgłoszonych do IZ MRPO), skutkujące spowolnieniem procedury aneksowania (a pośrednio opóźnieniem płatności);
  5. przy zawieraniu umów zaliczkowych - podawanie przez Beneficjentów numerów rachunków bankowych, które nie są wyodrębnione;
  6. wprowadzanie do projektu robót dodatkowych, które nie spełniają przesłanek robót dodatkowych, opisanych w Podręczniku kwalifikowania wydatków,
  7. wprowadzenie do projektu robót zamiennych, które nie spełniają przesłanek robót zamiennych,
  8. wprowadzanie zmian do projektu, które skutkują możliwością wystąpienia pomocy publicznej, co jest niedopuszczalne w przypadku projektu będącego w realizacji.
  9. wprowadzanie zmian w realizowanej inwestycji, które powodują możliwość odzyskania podatku VAT, gdy zgodnie z umową o dofinansowanie jest on kosztem kwalifikowanym projektu.

>> OBSZAR: ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
1) Naruszenia skutkujące korektą nałożoną metodą dyferencyjną (korekta równa wartości błędu)

  1. Bezpodstawne odrzucenie najkorzystniejszej oferty lub wykluczenie wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę;

2) Naruszenia skutkujące korektą nałożoną metodą wskaźnikową (wskaźnik określony w Taryfikatorze)

  1. Niedopełnienie obowiązku publikacji informacji o przetargu we właściwych publikatorach;
  2. Podział zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy;
  3. Zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki, zapytanie o cenę, negocjacji bez ogłoszenia bez wystąpienia przesłanek pozwalających na ich zastosowanie;
  4. Zastosowanie nieprawidłowego trybu postępowania w wyniku nienależytego szacowania wartości zamówienia;
  5. Brak wystarczającego uzasadnienia dla procedury przyspieszonej;
  6. Nietożsamość ogłoszeń (zamieszczanych na stronie internetowej, tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego, opublikowanych w BZP lub Dz.U.U.E.);
  7. Nietożsamość pomiędzy ogłoszeniem i SIWZ;
  8. Dokonanie modyfikacji istotnych warunków zamówienia bez zmiany ogłoszenia, np. termin składania ofert, termin realizacji, warunki udziału w postępowaniu;
  9. Brak pełnej informacji o warunkach udziału w postępowaniu i kryteriach oceny ofert;
  10. Opisanie przedmiotu zamówienia w sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący;
  11. Odniesienie się do znaków towarowych w dokumentacji przetargowej, w tym również w załącznikach do SIWZ takich jak np. przedmiary robót, kosztorysy ślepe, specyfikacje technicznego wykonania robót, bez wskazania możliwości zastosowania materiałów równoważnych oraz w przypadku gdy nie jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający mógł opisać przedmiot zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń bez używania znaku towarowego;
  12. Żądanie od wykonawców dokumentów, które nie są niezbędne do prowadzenia postępowania (np. umowa konsorcjum, dokumentów od podwykonawców niezgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane Dz.U. z dnia 31 grudnia 2009 r.);
  13. Wprowadzenie ograniczeń dla konsorcjum tj. żądanie spełnienia wszystkich lub niektórych warunków udziału w postępowaniu przez każdego lub jednego (np. lidera) członka konsorcjum;
  14. Ograniczenie możliwości zlecenia realizacji zamówienia podwykonawcom – ograniczenie takie jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy wynika to ze specyfiki zamówienia;
  15. Ustanowienie warunków udziału w postępowaniu w sposób niezwiązany z przedmiotem zamówienia i/lub nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia:
    a. wymóg posiadania przez oferentów środków finansowych, wykazania się doświadczeniem, potencjałem technicznym czy osobowym niewspółmiernie wysokim w stosunku do wartości zamówienia,
    b. wymóg wykazania się doświadczeniem jako Generalny Wykonawca;
    c. wymóg posiadania sprzętu niezbędnego do realizacji zamówienia już na etapie składania ofert,
    d. wymóg wykazanie przez wykonawców doświadczeniem w realizacji i rozliczaniu prac finansowanych ze środków UE,
    e. wymóg dysponowania osobami posiadającymi aktualne dokumenty potwierdzające przynależność do samorządu zawodowego dla postępowań prowadzonych w okresie od 20.10.2007 r. do 13.12.2008 r. (liczy się termin ogłoszenia o zamówieniu).
  16. Żądanie tłumaczenia dokumentów zagranicznych na język polski przez tłumacza przysięgłego;
  17. Żądanie, aby do przedmiotu zamówienia załączona była instrukcja w języku polskim i cały serwis odbywał się w Polsce;
  18. Niewłaściwe stosowanie kryteriów oceny ofert – dotyczące właściwości wykonawcy, w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej lub finansowej;
  19. Zaniechanie wezwania oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę do uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu i odrzucenie jego oferty;
  20. Wybór jako oferty najkorzystniejszej oferty podlegającej odrzuceniu lub wykluczeniu;
  21. Brak zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty;

3) Niedozwolona zmiana postanowień zawartej umowy - dokonanie istotnych zmian w zawartej umowie w stosunku do istotnych postanowień umowy zawartej w SIWZ, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w SIWZ oraz określił warunki takiej zmiany (do istotnych postanowień umowy należy zaliczyć m.in.: termin realizacji zamówienia, wysokość wynagrodzenia, przedmiot zamówienia, sposób zapłaty).



>> OBSZAR: VAT W PROJEKCIE

  1. występowanie w ramach kosztów kwalifikowanych wydatków, co do których istnieje prawna możliwość odzyskania podatku vat, w szczególności taka sytuacja może wystąpić w przypadkach, w których część budynku, objęta pracom budowlanym współfinansowanym w ramach mrpo, jest wynajmowana. umowy najmu (w tym również najem/użyczenie powierzchni np. na drobną działalność gastronomiczną, postawienie automatów do kawy/słodyczy) zawierane przez beneficjentów dotyczące pomieszczeń, w których zlokalizowany jest projekt, winny podlegać szczegółowej analizie w kontekście prawnych możliwości odzyskania vat, nawet jeżeli beneficjent w rzeczywistości nie odzyskuje tego podatku.
  2. IZ MRPO zwraca uwagę na nowelizację ustawy o VAT polegającej na odejściu od zakazu odliczania podatku naliczonego, jeśli udział obrotów opodatkowanych w całkowitym obrocie nie przekracza 2 %, a także od zakazu późniejszej korekty, jeśli różnica pomiędzy proporcją wstępną a ostateczną nie przekracza 2 %. (art. 90, ust 10, pkt 2 i art. 91, ust 1 ustawy z dnia 18 marca 2011 o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy Prawo o miarach – Dz. U. Nr 64, poz.332). Oznacza to, iż w ww. przypadkach Beneficjenci mają prawną możliwość odzyskania podatku VAT, a tym samym nie może on stanowić wydatku kwalifikowanego (nawet jeżeli Beneficjenci nie korzystają z potencjalnej możliwości odzyskiwania podatku VAT). Beneficjenci, którzy korzystali z kwalifikowalności podatku VAT na mocy art. 90 przez nowelizacją wprowadzoną ustawą z dnia 18 marca 2011 są zobowiązani do ponownego przeanalizowania o kwalifikowalności podatku VAT (np. na podstawie ankiety dotyczącej kwalifikowalności VAT) oraz dokonania stosowanych zmian w dokumentacji aplikacyjnej. W przypadku zaistnienia takich sytuacji, Beneficjenci są zobowiązani do zwrotu podatku VAT lub jego części wraz z odsetkami naliczonymi od dnia, w którym Beneficjent nabył prawo do odzyskania podatku VAT lub jego części.
  3. Zmiany w zakresie projektów dotyczących usług kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego
    Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2011 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 73, poz. 392) reguluje m.in. kwestie zwolnienia z podatku VAT usług kształcenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego, finansowanego w co najmniej 70% ze środków publicznych oraz świadczenia usług i dostaw towarów ściśle z tymi usługami związanych.
    Zgodnie z obowiązującymi przywołanymi powyżej regulacjami, w przypadku zaistnienia określonych w tych przepisach okoliczności, podatek VAT nie powinien być naliczany i tym samym nie może być uznany za kwalifikowany, nawet jeżeli pomimo obowiązującego zwolnienia pojawia się na fakturach. Kwalifikowanie nienależnego podatku VAT musi być traktowane jako ponoszenie wydatków nadmiernych i zbędnych z punktu widzenia realizacji projektu.


>> OBSZAR: KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW

  1. Kwoty zatrzymane nie są kosztem kwalifikowanym, gdyż tylko wydatek faktycznie zapłacony może zostać uznany za kwalifikowany. Zatem, aby wydatek mógł zostać uznany za kwalifikowany, termin realizacji projektu powinien zostać tak określony, by w okresie kwalifikowania wydatków dla projektu uwzględniony został okres gwarancyjny lub beneficjent winien w innej formie zabezpieczyć prawidłowe wykonanie umowy z Wykonawcą, np. gwarancji instytucji finansowej.
  2. Za kwalifikowane mogą zostać uznane jedynie wydatki zaplanowane w projekcie, tzn. wpisane w budżet projektu zawarty we wniosku aplikacyjnym/studium wykonalności (zarówno w aspekcie rodzajowym jak i ilościowym). Wszelkie wydatki, które nie zostały ujęte we wniosku aplikacyjnym, nie mogą zostać uznane za koszt kwalifikowany.
  3. W przypadku zaistnienia przesłanek naliczenia kar umownych (np. za niedotrzymanie terminu wynikającego z zawartych umów) kary te winny być naliczone (za wyjątkiem sytuacji prawnie dozwolonych odstąpienia lub częściowego odstąpienia od naliczania kar umownych, np. w przypadku zawarcia ugody sądowej). Tym samym, powodują proporcjonalne obniżenie wysokości dofinansowania projektu.

>> OBSZAR: PONOSZENIE WYDATKÓW PRZEZ BENEFICJENTÓW

 

  1.  W przypadku ponoszenia wydatków ze środków zaliczki, wydatki winny być dokonywane zgodnie z umową, co oznacza, iż w zależności od rodzaju beneficjenta zaliczkę można przeznaczyć na wydatki kwalifikowane (pokrycie wartości dofinansowania ale i wkładu własnego) lub jedynie na pokrycie wartości dofinansowania. W żadnym przypadku, ze środków zaliczki nie można pokrywać wydatków niekwalifikowanych (np. podatku VAT jeżeli jest on wydatkiem niekwalifikowanym w danym projekcie).
  2. Beneficjent, który musi stosować montaż finansowy zgodny z umową, przed wydatkowaniem środków z zaliczki winien dysponować wkładem własnym (zasilenie konta zaliczkowego środkami własnymi).
  3. Zaliczka winna być wydatkowana i rozliczona poprzez złożenie wniosku o płatność i/lub zwrotu zaliczki w terminie do 90 dni od dnia przekazania zaliczki (90 dni to nie jest 3 miesiące!!!). Wydatkowanie środków zaliczki i/lub złożenie wniosku o płatność i/lub zwrot środków po 90 dniach skutkuje naliczeniem odsetek jak dla zaległości podatkowych od dnia przekazania zaliczki (np. w przypadku przekroczenia terminu o 3 dni - odsetki naliczane są za okres 93 dni!).
  4. Wydatki winny być dokonywane przez beneficjenta – nie dopuszczalne jest dokonywanie wydatków z kont bankowych nienależących do beneficjenta, za wyjątkiem sytuacji przedstawienia IZ MRPO dokumentów uzasadniających takie przypadki (np. umowy kredytowe, pożyczkowe).

 


>> OBSZAR: PROMOCJA

  1. Nie wywiązywanie się z zapisów dotyczących planowanych zadań w zakresie promocji zawartych we wniosku o dofinansowanie.
  2. Niewłaściwe wymiary tablic informacyjnych i promocyjnych.
  3. Zamieszczanie kwot dofinansowania na tablicy informacyjnej (tablica ulega dezaktualizacji, po zmianie kwot dofinansowania np. w wyniku aneksu).
  4. Bak dowodów z audycji radiowych, telewizyjnych, artykułów i ogłoszeń w prasie, broszur, plakatów, gadżetów (np. nagrań na płytki CD, DVD, egzemplarzy czasopism).
  5. Brak oznaczeń informacyjno-promocyjnych oraz informacji o udziale Unii Europejskiej we współfinansowaniu projektu na stronach internetowych, dokumentach, pismach, które przygotowuje się w związku z realizacją projektu.
  6. Brak oznaczenia miejsca realizacji projektu logo UE, wraz z odniesieniem Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Programu.


>> OBSZAR: ARCHIWIZACJA

  1. Dokumenty posiadane przez beneficjenta nie są tożsame z dokumentacją posiadaną przez IZ MRPO – kopie dokumentów posiadanych przez beneficjenta nie są podpisane przez beneficjenta, nie są odpowiednio oznaczone.
  2. Nieuporządkowana chronologicznie dokumentacja projektu.
  3. Brak pism kierowanych do IZ MRPO oraz załączników do wniosków o dofinansowanie w dokumentacji projektowej.


>> OBSZAR: WSKAŹNIKI REALIZACJI PROJEKTU

  1. Przeszacowanie/niedoszacowanie wartości wskaźnika na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie.
  2. Brak spójności terminu zakończenia realizacji projektu z okresem osiągnięcia wskaźnika rezultatu zapisanym we wniosku o dofinansowanie.
  3. Nie wywiązywanie się z terminu zrealizowania wskaźnika zadeklarowanego w oświadczeniu oraz nie informowanie IZ MRPO o problemach w osiągnięciu wskaźnika.
  4. Zmiana metodologii (niezastosowanie się do obranej wcześniej metodologii) liczenia wskaźników podczas realizacji projektów.


>> OBSZAR: BŁĘDY/ UCHYBIENIA WE WNIOSKACH O PŁATNOŚĆ

  1. Brak oznaczenia rodzaju wniosku przedkładanego do Instytucji Zarządzającej MRPO – z listy należy wykreślić zbędne zapisy i pozostawiać wyłącznie zapis dotyczący przedmiotowego wniosku, np. „wniosek zaliczkowy”. Szczególnie często błąd ten występuje w przypadku korekty formularza wniosku o płatność, w którym niezbędna jest zmiana rodzaju przedkładanego wniosku, np. „korekta wniosku zaliczkowego”.
  2. Błędnie wykazywane daty w pozycji nr 1 wniosku o płatność dotyczące okresu za jaki jest składany wniosek o płatność - należy wpisywać daty dotyczące okresu za jaki jest składany wniosek o płatność uwzględniając rodzaj wniosku zgodnie z „Wytycznymi Instytucji Zarządzającej…”. Szczególnie często błąd dotyczy daty „do” na korygowanym wniosku zaliczkowym i sprawozdawczym –data winna być zgodna z datą sporządzenia korekty wniosku.
  3. Błędny numer umowy o dofinansowanie w pozycji nr 7 wniosku o płatność – należy wskazywać numer wynikający z podpisanej umowy o dofinansowanie.
  4. Błędnie wskazywana wnioskowana kwota w pozycji nr 10 wniosku o płatność- kwota winna być zgodna z kwotą refundacji, wyliczonej w oparciu o montaż finansowy, o jaką ubiega się beneficjent lub kwotą zaliczki o jaką wnioskuje beneficjent lub winna być sumą w/w kwot. Kwota wnioskowana powinna korespondować z kwotą z pozycji 3 Tabeli rozliczenia kwoty projektu.
  5. W punkcie 11 w kolumnie 6 dotyczącej nazwy towaru/usługi brak odwołania do kategorii wydatku z wniosku o dofinansowanie (punktu E4 wniosku o dofinansowanie) oraz w przypadku rozliczania we wniosku o płatność wynagrodzenia personelu (dotyczy wydatków kwalifikowalnych poniżej 10 000zł) brak wskazania danych personalnych rozliczanych osób. Dodatkowo brak wskazania kwoty rozliczanej zaliczki, jeśli wydatek był ponoszony częściowo lub w całości z zaliczki.
  6. Nie wskazanie wszystkich kategorii wydatków (a nie tylko tych rozliczanych w bieżącym wniosku o płatność) w pozycji nr 14 wniosku o płatność na podstawie aktualnego aneksu lub zgodnie ze zmianami zaakceptowanymi przez IZ MRPO. Nie należy wykazywać kategorii wydatków, na które IZ MRPO nie wyraziła jeszcze zgody.
  7. W pozycji nr 16a wniosku o płatność dotyczącej wskaźników produktu w kolumnie 5 Wartość wskaźnika osiągnięta od złożenia poprzedniego wniosku o płatność – często w kolejnych wnioskach wpisywana jest kwota z poprzedniego wniosku i jednocześnie kwota w kolumnie 6 Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu nie jest sukcesywnie powiększana w kolejnych wnioskach o płatność.
  8. W przypadku wniosków o płatność końcową brak informacji w pozycji nr 17 wniosku o płatność o ewentualnych przyczynach nieosiągnięcia wskaźników zakładanych w projekcie.
  9. Błędnie przedstawiana prognoza wydatków na kolejne cztery kwartały w pozycji nr 18 wniosku o płatność. Przedstawiana prognoza powinna być zgodna z aktualnym, ostatnio przesłanym do Instytucji Zarządzającej MRPO harmonogramem wydatków, powinna dotyczyć wyłącznie czterech kwartałów oraz powinna rozpoczynać się od kwartału następującego po kwartale, w którym złożono przedmiotowy wniosek o płatność, np. wniosek o płatność został złożony w II kwartale 2010r., prognozę należy więc przedstawić na III kwartał 2010 r., IV kwartał 2010 r., I kwartał 2011 r. i II kwartał 2011 r.
  10. Nie wskazanie w pozycji nr 20 wniosku o płatność miejsca przechowywania dokumentacji związanej z projektem – należy wskazać dokładny adres, gdzie przechowywana jest dokumentacja związana bezpośrednio z realizowanym projektem.
  11. Błędnie wykreślane załączniki w pozycji nr 21 wniosku o płatność – wykreślane są załączniki, które zostały dołączone do wniosku bądź pozostają niewykreślone, mimo iż nie zostały dołączone do wniosku o płatność. Szczególnie często błąd jest widoczny w sytuacji, gdy formularz wniosku o płatność wymaga korekty, wówczas wykreślane są załączniki złożone wraz z pierwotną wersją wniosku, które jednocześnie nie podlegają korekcie.

 


>> OBSZAR: BŁĘDY/ UCHYBIENIA W DOKUMENTACH ZAŁĄCZANYCH DO WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ

  1. W opisie dokumentów brak jest związku kwoty wydatku z projektem, szczególnie w przypadku, gdy wydatek odnosi się do kilku kategorii wydatków wówczas wymagane jest by obok każdej nazwy kategorii wskazywane były przypisane jej kwoty, a jeśli VAT jest kwalifikowalny w/w kwoty powinny obejmować również podatek.
  2. W opisie dokumentu mylnie wskazywany jest numer umowy w miejscu, gdzie wymagany jest numer projektu i odwrotnie. Dotyczy zwłaszcza adnotacji „Umowa/Uchwała nr................o dofinansowanie Projektu...............” oraz „Projekt nr....................jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Małopolskiego Regionalnego programu Operacyjnego MRPO 2007-2013”.
  3. Błędnie wyliczana jest kwota dofinansowania i wkładu własnego z zastosowaniem montażu finansowego mająca odzwierciedlenie w opisie dokumentów. Rozbieżności najczęściej sprowadzają się do części groszowych. Dokonując zaokrąglenia wyliczonej kwoty dofinansowania należy mieć na uwadze iż zgodnie z obowiązującą zasadą jeśli na trzecim miejscu po przecinku występuje cyfra od 1 do 5 kwotę należy zaokrąglić w dół, natomiast jeśli na trzecim miejscu występuje cyfra od 6 do 9 kwotę należy zaokrąglić w górę.
  4. W opisie dokumentów pomijana jest wymagana informacja dotycząca artykułu bądź trybu wyboru wykonawcy zgodnie z ustawą Prawo zamówień Publicznych.
  5. Brak dat ujęcia w księgach rachunkowych obok dekretacji oraz brak dat obok adnotacji o sprawdzeniu dokumentu.
  6. Na etapie wystawiania faktury/rachunku w nazwie towaru/usługi wskazywana jest błędna informacja „zgodnie z umową nr IGR/04/2010”. Opis przedmiotu zakupu towaru/usługi, zgodnie z obowiązującymi zasadami, winien precyzyjnie wskazywać co zostało zakupione na podstawie wystawionego dokumentu.
  7. Zamiast wyciągów bankowych czy potwierdzeń dokonania operacji załączane są polecenia przelewu, które zgodnie z obowiązującymi zasadami nie są uznawane jako dowody zapłaty w projektach MRPO.
  8. Oświadczenia załączane do wniosków o płatność zawierają błędy w datach odnoszących się do okresu wniosków o płatność.
  9. W tabeli rozliczenia kwot projektu często pomijane są dwa pierwsze wiersze - nie są uzupełniane informacje dotyczące nazwy beneficjenta i numeru projektu.
  10. W tabeli rozliczenia kwot projektu błędnie wpisywane są kwoty wydatków kwalifikowalnych w polach dotyczących wyłącznie dofinansowania (dotyczy szczególnie pozycji od nr 3 do nr 12).
  11. Zaświadczenia załączane do wniosku o płatność często są nieaktualne gdyż zostały wydane przez właściwe podmioty np. US w okresie wcześniejszym niż 3 miesiące przed sporządzeniem wniosku o płatność.
  12. Deklaracje VAT-7, w sytuacji gdy zawierają korektę podatku naliczonego, składane są bez wyjaśnienia dotyczącego korekty podatku naliczonego czy szczegółowego wyliczenia korekty.
  13. Nie jest wymagane składanie Wykazu wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki w sytuacji, gdy beneficjent nie wnioskuje o kolejną transzę.
  14. Brak historii rachunku przy rozliczaniu zaliczki (od przekazania zaliczki do całkowitego jej wydatkowania).
  15. Brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem na rewersie i awersie.
  16. Na wykazie wydatków kwalifikowanych poniesionych ze środków zaliczki błędnie przedstawiane są wszystkie dokumenty z wniosku o płatność, a nie dokumenty, które rozliczają zaliczkę.
  17. W przypadku wykazu wydatków, na podstawie którego powinna zostać wypłacona zaliczka - przedstawienie więcej niż 20 dokumentów, co powoduje, iż przedmiotowy wykaz wydatków co do zasady nie będzie podlegał weryfikacji przez IZ MRPO. Zaliczka zostanie wypłacona na podstawie zatwierdzonego wniosku o płatność rozliczającego co najmniej 70% łącznej kwoty otrzymanych zaliczek.
  18. Dokumenty przedstawiane do rozliczenia w ramach projektu (np.: faktury, protokoły, umowy z wykonawcą) winny odzwierciedlać stan faktyczny wykonanych prac / poniesionych wydatków.
  19. W przypadku wydatków ponoszonych w walutach obcych rozliczanych we wnioskach o płatność w ramach MRPO przez beneficjentów, kwalifikowalny jest wydatek faktycznie poniesiony. Zastosowane przez beneficjentów kursy (np. średni kurs NBP, kurs kupna czy sprzedaży walut banku, z którego usług korzysta beneficjent), po jakich dokonano przeliczenia kwot, winny wynikać z przyjętej przez beneficjenta polityki rachunkowości.
  20. Do rozliczenia wynagrodzeń pracowników zaangażowanych do bezpośredniej realizacji projektu beneficjent jest zobowiązany przedłożyć dokumenty zgodnie z „Wytycznymi IZ MRPO dot. zasad rozliczania i poświadczania poniesionych wydatków” (np.: lista płac, rachunek do umowy o dzieło/zlecenie, miesięczne karty czasu pracy, umowa o pracę, zakres obowiązków).
  21. Należy pamiętać, iż zgodnie z „Podręcznikiem kwalifikowania wydatków objętych dofinansowaniem w ramach MRPO na lata 2007-2013” wydatek poniesiony na zakup nieruchomości jest kwalifikowalny tylko do 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu.